پکینگ لیست برای گمرک: نحوه تطبیق آن با فاکتور تجاری (اینوویس) و بار

به انبار تجمیع ما در گوانگجو، هودی، تی‌شرت و شلوار جین از چندین کارخانه تحویل داده شد. این محموله ۸٫۴ متر مکعب حجم و ۱٫۳ تن وزن داشت. هنگامی که پرسنل انبار پکینگ لیست‌ها را با اینوویس‌ها تطبیق دادند، تعداد اقلام همخوانی نداشت. سپس کارتن‌ها باز شدند و مشکل دیگری مشخص گردید: بخشی از لباس‌ها فاقد اتیکت بودند و برخی دیگر تنها برچسب به زبان چینی داشتند — بدون ذکر کشور مبدا، ترکیب پارچه و اطلاعات تولیدکننده.

ارسال بار متوقف شد. تا زمانی که کالا در چین بود، امکان شمارش مجدد، نصب برچسب‌ها و تنظیم دوباره اسناد با آسودگی وجود داشت. انجام همین اقدامات پس از تحویل کالا به شرکت حمل، ارسال را با مشکل مواجه می‌کرد و پس از ثبت اظهارنامه نیز موجب تاخیر در ترخیص کالا می‌شد.

چه اطلاعاتی در پکینگ لیست درج می‌شود

پکینگ لیست (packing list یا لیست عدلبندی) شامل تعداد کارتن‌ها، ابعاد و وزن هر بسته و همچنین فهرست کالاها است. قیمت‌ها و شرایط معامله در فاکتور تجاری (اینوویس) قید می‌شوند.

این اطلاعات برای اظهارکننده جهت تنظیم اظهارنامه کالا (DT یا GTD) ضروری است. موارد زیر در اظهارنامه گمرکی وارد می‌شوند:

همچنین در لیست، شماره و تاریخ اینوویس و قرارداد، علائم و مارکینگ بسته‌ها و امضای فرستنده درج می‌شود. مسئول انبار یا ارزیاب گمرک بر اساس مارکینگ، کارتن مربوط به ردیف مورد نظر در سند را پیدا می‌کند.

پیش از ارسال، ما چهار شاخص را تطبیق می‌دهیم: تعداد بسته‌ها، تعداد واحدها در هر ردیف، وزن ناخالص و وزن خالص. وزن و تعداد با بار واقعی و تعداد هر قلم کالا نیز با اینوویس مقایسه می‌شود. محموله‌ای که مغایرت داشته باشد به شرکت حمل تحویل داده نمی‌شود.

اصلاح خطا در کارخانه بسیار آسان‌تر از گمرک است

خطا در اسناد ممکن است در هر مرحله‌ای کشف شود: پیش از خروج از کارخانه، هنگام پذیرش در انبار تجمیع، نزد شرکت حمل‌کننده، در گمرک یا پس از ترخیص. هرچه بار از کارخانه دورتر شده باشد، اقدامات اصلاحی بیشتر و هزینه‌ها سنگین‌تر خواهد بود:

طبق ماده ۱۱۹ قانون گمرکی اتحادیه اقتصادی اوراسیا، کالا معمولاً ظرف چهار ساعت پس از ثبت اظهارنامه ترخیص می‌شود. درخواست مدارک تکمیلی یا تصمیم مبنی بر نظارت گمرکی، این مهلت را تا روز کاری بعد تمدید می‌کند. برای برخی بازرسی‌ها، این مدت تا ده روز کاری افزایش می‌یابد و انجام کارشناسی تخصصی ممکن است زمان بیشتری ببرد. در تمام این مدت، کالا در انبار موقت (SVKh) نگهداری می‌شود و هزینه انبارداری محاسبه خواهد شد.

ما محموله پوشاک گوانگجو را پیش از حمل بازشماری و اسناد آن را مجدداً تنظیم کردیم. کالا ظرف ۲۶ روز به دست مشتری رسید و اظهارنامه بدون هیچ‌گونه درخواست مدارک اضافی یا بازرسی فیزیکی ترخیص شد.

جریمه‌های احتمالی برای کالای اظهارنشده

فرض کنید کارخانه ۱٬۱۰۰ عدد تی‌شرت در کارتن‌ها قرار داده، اما در اینوویس و پکینگ لیست ۱٬۰۰۰ عدد ثبت کرده است. پیش از اظهار گمرکی هنوز می‌توان اسناد را جایگزین کرد. اما اگر در اظهارنامه ۱٬۰۰۰ عدد ثبت شود و تمام ۱٬۱۰۰ عدد وارد گردد، گمرک می‌تواند تی‌شرت‌های اضافی را به عنوان کالای اظهارنشده در نظر بگیرد.

مطابق با بند ۱ ماده ۱۶٫۲ قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه، شخص حقوقی مشمول جریمه‌ای معادل نصف تا دو برابر ارزش کالای اظهارنشده (حداقل ۱٬۰۰۰ روبل) می‌شود و امکان ضبط کالا نیز وجود دارد. مبلغ جریمه بر اساس ارزش اقلام اظهارنشده محاسبه می‌شود، نه کل محموله.

کسری کالا نیز مشکل دیگری ایجاد می‌کند. اگر در اسناد تعداد کالا بیشتر از کارتن‌ها باشد، اظهارنامه بر اساس این اسناد غیرواقعی خواهد بود و حقوق و عوارض گمرکی بیش از حد پرداخت می‌شود. بنابراین، انبار تعداد واقعی را ثبت می‌کند و سپس کارخانه اسناد را اصلاح می‌نماید یا کسری کالا را تحویل می‌دهد.

لزوم تجمیع و تنظیم مجدد اسناد بارهای گروهی

کار با یک کارخانه ساده‌تر است: اینوویس و پکینگ لیست توسط یک فرستنده تهیه می‌شود. اما در فرآیند حمل خرده‌بار (بارهای تجمیعی) کالاهای تأمین‌کنندگان مختلفی به انبار وارد می‌شوند. یکی واحد را به عدد، دیگری به ست و سومی به کارتن می‌شمارد؛ هرکدام کالا را با عبارات خود توصیف کرده و شماره‌گذاری بسته‌ها را از یک شروع می‌کنند.

این اتفاق در مورد محموله قطعات یدکی خودرو نیز رخ داد که مشتری تصمیم گرفته بود اظهارنامه را به نام شرکت خود ثبت کند. پیش از این اظهارنامه به نام شخص دیگری ثبت می‌شد و مشتری نسخه آن را دریافت نمی‌کرد. ما در انبار متوجه مغایرت تعداد شدیم و سپس فیلترها، لنت‌های ترمز و سنسورها را بر اساس کدهای تعرفه گمرکی (HS Code) مجزا تفکیک کردیم. ادغام همه آنها در یک سطر با نامی کلی مجاز نیست: تفکیک در پکینگ لیست باید با اقلام اظهارنامه مطابقت داشته باشد، در غیر این صورت اظهارکننده نمی‌تواند خانه ۳۱ («بسته‌های بار و شرح کالا») را تکمیل کند.

در انبار، ما اطلاعات را در یک پکینگ لیست واحد تجمیع کرده و بسته‌ها را به طور پیوسته شماره‌گذاری می‌کنیم. لیست ریز کارتن‌ها، شناسنامه پالت‌ها و صورتجلسات بسته‌بندی به عنوان اسناد جداگانه باقی می‌مانند، اما اعداد و نشانه‌گذاری آنها باید دقیقاً با لیست تجمیعی مطابقت داشته باشد.

چه مواردی را انبار می‌تواند پیش از ارسال بررسی کند

برای بررسی کالا در فرآیند حمل بار از چین، پرسنل نیاز به دسترسی به کارتن‌ها دارند. در انبار تجمیع می‌توان آنها را باز کرده و کالا را بازشماری نمود. در مورد کانتینر پلمب‌شده چنین امکانی وجود ندارد، بنابراین بازرسی باید در محل کارخانه و پیش از بارگیری انجام شود. برای محموله‌ای از بردهای الکترونیکی و سنسورها به ارزش نزدیک به ۴ میلیون روبل، ما بازرس را به محل کارخانه فرستادیم: او علاوه بر مغایرت‌های اسنادی، متوجه بسته‌بندی غیرمطمئن و آسیب‌پذیر کالا نیز شد.

محموله‌های یکدست را می‌توان با هماهنگی مشتری به صورت تصادفی بررسی کرد: چند کارتن باز شده و مابقی بسته‌ها از نظر وزنی مقایسه می‌شوند. این روش در زمان صرفه‌جویی می‌کند، اگرچه محتویات همه کارتن‌ها بررسی‌نشده باقی می‌ماند. اگر تأمین‌کنندگان سابقه خطا داشته باشند یا امکان اشتباه گرفتن کالاها بالا باشد، شمارش کامل ضروری است.

در انبار مواردی بررسی می‌شوند که قابل اندازه‌گیری و مشاهده باشند. کارشناس بر اساس ساختار، کاربرد و مشخصات فنی کالا کد تعرفه (HS Code) را تعیین می‌کند و ارزش گمرکی را با قرارداد، اینوویس و اسناد پرداخت می‌سنجد. برای محموله‌ای از اکسسوری‌ها به حجم ۱۱٫۶ متر مکعب و وزن ۲٫۱ تن، ما قیمت اینوویس را با نرخ‌های این‌گونه کالاها مقایسه کردیم و بار بدون نیاز به اصلاح ارزش ترخیص شد.

تطبیق پکینگ لیست با اظهارنامه گمرکی تنها زمانی امکان‌پذیر است که صاحب کالا پس از ترخیص نسخه اظهارنامه را دریافت کند. در روش‌های غیررسمی، اظهارنامه معمولاً به نام شخص دیگری ثبت می‌شود و صاحب کالا نمی‌بیند چه اطلاعاتی به گمرک اظهار شده است.

نحوه اصلاح اسناد و نشانه‌گذاری توسط ما

تعداد لباس‌ها در اسناد همخوانی نداشت و در بازرسی فیزیکی نیز مشکلات اتیکت‌ها مشخص شد. اقداماتی که ما در انبار گوانگجو انجام دادیم عبارتند از:

1. به محض مشاهده مغایرت میان اسناد و محتویات کارتن‌ها، ارسال بار را متوقف کردیم.
2. تک‌تک ردیف‌ها را بازشماری کرده و تعداد واقعی را ثبت نمودیم.
3. اصلاحات را با کارخانه‌ها هماهنگ کرده و یک پکینگ لیست تجمیعی برای کل محموله تهیه کردیم.
4. تعداد کالاها را اصلاح کرده و شرح محصولات در اینوویس‌های کارخانه‌های مختلف را یکدست نمودیم.
5. محصولات را مطابق با استاندارد TR CU 017/2011 مستقیماً در گوانگجو نشانه‌گذاری کردیم: ترکیب پارچه، کشور مبدا و اطلاعات تولیدکننده قید شد.
6. اظهارنامه انطباق و سایر مدارک لازم برای ترخیص را آماده کردیم.

پس از شمارش مجدد، کارخانه اینوویس و پکینگ لیست جدید را بر اساس تعداد توافق‌شده صادر می‌کند. گاهی اوقات کارخانه کسری را تحویل داده یا مازاد را بازپس می‌گیرد؛ کالاهایی که طرفین در مورد آنها به توافق نرسیده‌اند را می‌توان تا ارسال بعدی نگه داشت. تغییر پکینگ لیست به تنهایی مجاز نیست، زیرا اعداد مجدداً با اینوویس مغایرت پیدا می‌کنند و اظهارکننده نمی‌تواند ارزش کالا را بدون تناقض ثبت نماید.

چنانچه کالا مشمول نشانه‌گذاری اجباری باشد، انبار تعداد کدهای دیتا ماتریکس (Data Matrix) را نیز کنترل می‌کند. این تعداد باید دقیقاً با تعداد واحدها در پکینگ لیست و اینوویس برابر باشد. فروشنده پیش از سفارش کدها، کالا را بر اساس کدهای تعرفه و استانداردهای مربوطه بررسی کرده و تاریخ الزام نشانه‌گذاری را استعلام می‌کند. صرف اجرای آزمایشی سیستم «چستنی زناک» لزوماً به معنای اجباری بودن کدها نیست.

تا زمانی که تمامی ارقام کاملاً همخوانی نداشته باشند، محموله را ارسال نمی‌کنیم. ما به عنوان کارگزار رسمی گمرک، اظهارنامه را به نمایندگی از مشتری ثبت می‌کنیم و طبق ماده ۴۰۵ قانون گمرکی اتحادیه اقتصادی اوراسیا همراه با مشتری مسئولیت تضامنی در پرداخت حقوق و عوارض و مالیات داریم. ابتدا بار و اسناد را اصلاح می‌کنیم، سپس حمل‌ونقل را آغاز می‌نماییم.

امکان تنظیم پکینگ لیست روی سربرگ اختصاصی کارخانه

فرم واحد و اجباری ثابتی برای پکینگ لیست وجود ندارد. استاندارد GOST 23170-78 بسته‌بندی محصولات مهندسی مکانیک را تعیین می‌کند و تنها در بندی مربوط به نوشته‌های روی جیب مدارک به پکینگ لیست اشاره کرده است. کارخانه می‌تواند از سربرگ اختصاصی خود استفاده کند، مشروط بر آنکه اطلاعات کافی در خصوص کالا در آن درج شده باشد.

ماده ۱۰۸ قانون گمرکی اتحادیه اقتصادی اوراسیا نیز به طور جداگانه نامی از پکینگ لیست نمی‌برد. اظهارکننده از آن به عنوان یک سند تجاری حاوی اطلاعات بسته‌ها، تعداد و وزن استفاده می‌کند. بدون این ارقام تکمیل اظهارنامه امکان‌پذیر نیست، به همین دلیل ما برای هر محموله پکینگ لیست را درخواست می‌کنیم.

بارنامه دریایی، CMR یا بارنامه ریلی تحویل بار به فرآیند حمل را تایید می‌کنند. پکینگ لیست همراه با این مدارک برای بررسی کالا استفاده می‌شود، اما خود سند حمل محسوب نمی‌شود. تعداد و مارکینگ بسته‌ها باید در تمامی اسناد کاملاً یکسان باشد.

مواردی که باید قبل از بارگیری کالا توسط کارخانه بررسی شوند

بهتر است اینوویس و پکینگ لیست پیش از تحویل بار به متصدی حمل دریافت شوند. در این صورت کارخانه زمان کافی برای اصلاح اسناد یا ویرایش بار را خواهد داشت. مواردی که باید بررسی شوند عبارتند از:

• شماره و تاریخ پکینگ لیست، اینوویس و قرارداد؛
• تعداد و نشانه‌گذاری بسته‌های بار و همچنین شماره‌گذاری پیوسته کارتن‌ها در محموله‌های تجمیعی؛
• تعداد واحدها در هر ردیف پکینگ لیست و اینوویس — با واحدهای اندازه‌گیری کاملاً یکسان؛
• وزن ناخالص و خالص هر بسته و همچنین مقادیر کل نهایی در پکینگ لیست؛
• شرح کالا همراه با مدل، آرتیکل، جنس یا کاربرد — بدون عبارات کلی مانند «پوشاک» یا «لوازم یدکی»؛
• اتیکت‌ها، نشانه‌گذاری‌های الزامی و تعداد کدهای دیتا ماتریکس در صورت نیاز برای کالا؛
• مجموعه نهایی اسنادی که تحویل کارخانه، انبار، شرکت حمل و اظهارکننده شده است.

اگر محموله از طریق انبار ما ارسال شود، پرسنل کارتن‌های در دسترس را بازشماری کرده، کالا را بررسی و اطلاعات مورد نیاز برای اظهارنامه گمرکی را تطبیق می‌دهند. شما می‌توانید پیش از ارسال، اینوویس و پکینگ لیست را همراه با درخواست استعلام هزینه ترخیص گمرکی برای ما ارسال کنید تا کارشناس پیش از خروج بار از چین مغایرت‌ها را شناسایی و رفع نماید.