来自深圳的供应商发来抬头为 Proforma Invoice 的文件：2 000 件、单价、 FOB 条款、100% 预付。您支付货款，工厂投入生产，而一个月后随发货单据发来的 Commercial Invoice 上，数量却变成了 1 940 件，金额也不同。银行看到的是基于第一份文件的付款，海关要审查第二份文件，而集货仓库则会重新清点箱数。
形式发票与商业发票的区别，不在于抬头的名称，而在于由谁来审核这些单证以及依此计算什么。一批货物涉及三个数字：已付金额、申报数量以及箱内实际装货量，当这三个数字不一致时，麻烦便随之而来。
形式发票确认意向协议，商业发票记录实际发货
形式发票（Proforma invoice，有时写作 pro forma invoice，俄语简称 proforma 或形式发票）由卖方在发货前出具，通常甚至在生产前出具。其中列明订购品名、数量、单价、交货贸易术语及预付款比例。买方根据形式发票支付定金并核对订单与合同条款。其中的数据均为预估值，工厂后续可能会少做部分货物、更换型号或重新核算价格。
商业发票（commercial invoice，在单证中常统称为 invoice）由卖方针对实际发运的批次出具。《欧亚经济联盟海关法典》将商业发票与货物规格单、装箱单一同归类为商业单证。请勿将其与用于增值税抵扣的俄罗斯本土增值税专用发票（schet-faktura）混淆，此处指的是卖方针对货物开具的账单。报关单（DT，俗称 GTD）中的商品品名、数量及金额均按商业发票填写。
| 特征 | 形式发票 (Proforma) | 商业发票 (Commercial Invoice) |
|---|---|---|
| 出具时间 | 发货前，通常在生产前 | 发货时，针对实际批次 |
| 数据性质 | 预估数据，可能会变动 | 该批次的最终确定数据 |
| 主要用途 | 确认订单及支付预付款 | 货物报关及完成结汇 |
| 审核对象 | 买方、预付时的银行 | 海关、银行、仓库、承运人 |
当客户向我们提交报关资料包时，我们首先会核对作为发票提交的究竟是哪类单据。如果在申报采购货物的单证上出现 Proforma 抬头，就是需要在申报报关单之前立即暂停处理的信号。
海关按商业发票及支付凭证核定价格，仅在无买卖交易时参考形式发票
海关法典并未直接禁止提交形式发票。商业单证清单属于开放式条款，《欧亚经济联盟海关法典》第108条规定报关单附带单证中也包括申报人持有的其他商业单证。但按照第一种方法（成交价格法）确定的完税价格，指的是实际支付或应付的价格，且《欧亚经济联盟海关法典》第39条第3款明确指出：这是为货物支付的全部款项总额。形式发票反映的是生产前达成的协议价格，而批次货物的最终价格由商业发票确认，并需与付款凭单进行比对。即便形式发票与发货数量完全一致，它仍然只是一份意向性文件，海关有权索要最终发票。
若单证无法证实申报信息，海关将要求申报人补充提供商业和财务单据以及书面说明。依据的是《欧亚经济联盟海关法典》第325条。当涉及信息影响税费缴纳时，放行时限将予以延长，货物可在缴纳保证金后放行，并在60天内补交单证。对您而言，这意味着资金被压在保证金中，货物处于等待状态。
关于发票价格与交货术语如何构成关税和增值税的计税基数，我们在文章《如何计算海关税费》中进行了详细拆解。计税基数是依据商业发票及支付凭证计算的，形式发票不参与该核算。
非买卖交易则是另一回事。成交价格法适用于为进口而销售的货物。样品、礼品、展品等无人出资购买，供应商在形式发票中注明海关申报估值并附注无需付款，例如 No charge, value for customs purposes only 。此时形式发票替代了无偿货物所没有的商业发票。
对于正常采购的货物，我们一律凭商业发票申报。若供应商仅提供形式发票，我们会在申报前向您索取最终发票，因为若等海关发出质询再去索取，耗时通常更长，期间货物将一直滞留。
单批货物的三个核心数据必须在单证上完全吻合
每批进口货物都有三个数字。向供应商已支付或尚应支付的金额，由银行核查。商业发票与报关单中申报的数额，由海关核查。包装箱内的实际件数，由仓库及海关查验关员核实。形式发票仅能解释第一个数字（即预付款对应内容），且仅在商业发票出具前有效。
合同支付金额、商业发票申报内容以及装箱单核算数量必须对应同一批货物：品名相同、数量一致，且价格与您已付或应付金额完全相符。如有变动，必须通过正式单证（合同补充协议、新发票、贷记凭单 Credit Note）进行确认，而不能仅凭即时通讯软件中的聊天记录。
我们为客户制定的标准化流程包含四个步骤：
- 支付预付款前，核对形式发票中的型号、数量、价格及交货术语是否与合同或规格单一致。
- 发货前，要求供应商提供商业发票和装箱单草案，并与形式发票逐行比对。
- 如价格或数量存在差异，在发货前办理经银行和海关认可的正式单证进行确认。
- 在集货仓库清点件数及品项，并与装箱单和商业发票核对。
第四步在货物尚可截留调整的阶段，由我们在上海、深圳和广州的自有仓库完成。在专门的案例解析中，我们演示了如何就件数、重量和报关单栏目进行装箱单与发票的核对。
何时无需单独核对形式发票
若您在发货后根据最终商业发票付款，形式发票就只相当于一份商务报价单。发货前您未付款项，无需核对预付款，只需将商业发票与装箱单及实际货物核对即可。
若只有一份形式发票，全额预付货款，且工厂确认按原样发货无变更，则商业发票将完全一致。核对仅需几分钟，无需繁琐复核。
以上内容均适用于法人或个体工商户依据正规合同开展的商业进口。个人包裹及双清包税类货运（Cargo）遵循不同的操作规则，不在本文讨论范围内。
商业发票与形式发票不一致时该怎么办
出现差异本身并不等于违规。真正的风险在于存在差异却没有合规单据支撑。以下是四种典型情况及我们的建议：
实发数量少于付款数量
支付了 2 000 件的款项，实际发货 1 940 件。开具 1 940 件的商业发票是正确的，依此报关即可。但 60 件的货款仍在供应商处，而外汇监管法律要求居民主体在合同约定期限内收回未进口货物对应的已付款项（俄罗斯第173-FZ 号联邦法律第19条第1部分第2款）。供应商需退还差额，或在合同约定期限内补发货物。一旦看到发票草案发现差异，应立即与供应商书面确定解决方案，避免引发银行质询。
供应商给予折扣
形式发票为每件 10 美元，协商后定为 9.5 美元，商业发票按新单价开具。若折扣仅存在于沟通记录中，而合同付款仍按原价执行，海关与银行掌握的数据将出现矛盾。完税价格由货物所有支付款项总和构成，因此折扣必须通过补充协议或新规格单确认，确保付款总额与发票一致。
工厂更换了型号或材质
规格更换改变了商品描述，而描述直接决定欧亚经济联盟对外经济活动商品分类（TN VED）编码及关税税率。商业发票必须体现包装箱内的实际装载货物，而非形式发票中的原有内容。若供应商仅修改数量和价格，品名保持原样，查验时面临的将不再是单纯的数据差异，而是货物申报不符。
发票缺乏明细条目
类似 Spare parts, 1 lot（汽车配件1批）的模糊表述适用于形式发票，但不能用于正式报关。针对我们通过哈萨克斯坦拼箱运输的一批 900 公斤汽车配件，合同与发票均对每一项品名作了详尽列明，并分别为滤清器、刹车片和传感器匹配了精准的海关编码。绝不可将其笼统合并为一个通用名称。该批货物在 12–14 天内顺利送达，客户保留了针对每个细分品目的完整合规单据。
在中国仓库发现发票错误比在海关处理成本更低
在深圳仓库对来自三个供应商的手机配件（11.6 立方米）进行集货集装时，查验发现了品名描述不全、商业单证数据矛盾以及发票表述不准等问题。部分单品的申报价值极易在海关触发价格质疑。发运前我们对全套文件进行了审核，并核查申报价值是否符合市场合理水平，最终顺利通关且未发生海关估价调整。
在处理广州服装批次货物（8.4 立方米）时情况更为严峻。实际到货数量与工厂发票不符，部分产品缺失标签吊牌。我们立即叫停发运，重新清点每项品类，编制精准的装箱单，并对发票描述进行了统一规范。最终清关零质询、免查验顺利放行，全程用时 26 天送达。据测算，若直接发运，海关罚款及临时监管仓库（TSW）仓储费可能高达货值的 15%。
若发票中不完整或错误的品名被转填至报关单，导致商品编码改变并少缴关税，将触犯俄罗斯联邦行政违法法典第16.2条第2款，面临少缴税款 50% 至 200% 的行政罚款，并可能伴随货物没收。若批次中夹带超出申报数量的货物，则构成同条第1款项下的未申报行为，罚款直接按货物本身价值计罚。作为持牌海关代理，依照《欧亚经济联盟海关法典》，我们与客户承担连带纳税责任，因此我们宁可在国内仓库截停货物要求工厂重开发票，也绝不承运单货不符的货物。
另一种常见隐患是：所有单证数据完全一致，但申报价格明显低于市场合理水平。关于海关如何将其与中国出口数据进行比对监管，我们在分析中国灰色清关风险时已作过深入阐述。
规格单、提单和装箱单解决的是其他问题
在整套进口单据中，发票通常与另外三到四份单证协同配合，各司其职：
| 单据名称 | 出具主体 | 证明内容 | 与发票核对项 |
|---|---|---|---|
| 合同与规格单 | 买方与卖方 | 采购内容及交易条款 | 品名、价格、交货术语 |
| 形式发票 (Proforma) | 卖方 | 发货前特定订单条件 | 型号、数量、价格 |
| 装箱单 (Packing list) | 卖方 | 货物包装分布及重量 | 数量、件数、重量 |
| 海运提单、 CMR 、铁路运单 | 承运人；CMR 由发货人与承运人共同签署 | 承运受理凭证 | 件数、重量、收货人信息 |
规格单与发票容易混淆，因为二者均列明商品与单价。规格单是合同的有效组成部分，涵盖总供货范围或单笔采购订单；发票则针对具体的单次发运批次，并以规格单为制定依据。合同中的交货术语直接转录至发票，决定由谁承担运费以及风险转移节点。相关细则可参阅《集装箱运输之 2020 年国际贸易术语解释通则》。
海运提单不涉及资金结算。海关法典将其定性为运输单证。它由承运人签发，凭此在港口提领货物。若采用公路卡车运输，CMR 运单承担相同职能，我们需将其件数与重量与装箱单进行严格核验。关于详细栏目填写规范，请参阅指南《如何填写 CMR 国际运单》。
支付形式发票及发货前需要核对的事项
代价最为惨痛的错误，往往发生在依据草拟单据将款项汇往供应商的那一刻。一家机器人配件电商向新供应商采购近 400 万卢布货物，客户对电路板品质和包装牢固度存有疑虑。我们在支付发票前对工厂进行了验厂核查。检验人员按技术参数逐一核实批次，对各型号电路板拍照录像，并严格审查了供应商资信文件。结果证实原厂包装极其薄弱，印证了客户的担忧。我们在自有仓库重新定制了高强度木架防护包装，350 公斤货物耗时 18 天完好无损运抵交付。
发货前付款的账单，供应商可能冠以 invoice 或 proforma 之名。核心关键在于：此时的数据仍属预估，必须在资金划拨前严格复核。
付预付款前核对要点：
- 单据必须标明编号、日期以及所关联的合同或规格单编号，以便银行顺利关联外汇交易；
- 商品品名描述应清晰具体，能够准确定位海关编码，避免笼统模糊字眼；
- 单价、币种、交货术语及结算方式必须与贸易合同严格一致；
- 合同中必须明确约定若最终少发货，预付款差额的处理方式。
同时在付款前建议使用税费计算器计算货物关税与增值税。若税费测算过低、偏离行业常态，应在付款前排除价格风险，切莫等海关稽查质询。
发货前核对要点：
- 单据抬头为 Commercial Invoice，而非 Proforma；
- 数量与品名与装箱单严格对应，总金额与合同、支付凭证及应付款项完全匹配；
- 与形式发票的每一项数据差异，均有可供银行与海关核验的正式单证作为依据。
只要有一项数据存疑，在发货前让供应商修改单证轻而易举。若拖延至申报报关单之后，同样的修改将触发海关质询，进而导致缴纳高额保证金和货物滞港滞箱成本。
建议在发货前将形式发票、合同及商业发票草案发送给 TransGID 。我们的货物报关清关服务从提前核对单证及归类海关编码测算税费开始，协助您在供应商端及时修正数据隐患。