Поставщик из Шэньчжэня присылает файл с шапкой Proforma Invoice: 2 000 штук, цена за штуку, условия FOB, оплата 100% вперёд. Вы оплачиваете партию, фабрика её запускает, а через месяц вместе с отгрузочными документами приходит Commercial Invoice — уже на 1 940 штук и на другую сумму. Банк видел платёж по первому документу, таможня будет смотреть второй, а склад консолидации пересчитает коробки.
Чем отличается проформа от инвойса, видно не по названию в шапке, а по тому, кто эти документы читает и что по ним считают. У поставки три числа — сколько оплачено, сколько заявлено и сколько лежит в коробках, и сложности начинаются, когда они расходятся.
Проформа фиксирует договорённость, инвойс — то, что отгрузили
Proforma invoice (иногда пишут pro forma invoice, по-русски проформа или счёт-проформа) продавец выставляет до отгрузки, а часто и до производства. В ней записано, что вы заказываете, сколько, по какой цене, на каком базисе поставки и с какой предоплатой. По проформе вы платите аванс и сверяете заказ с контрактом. Цифры в ней предварительные, и фабрика может недоделать часть партии, заменить модель или пересчитать цену.
Коммерческий инвойс (commercial invoice, в документах часто просто инвойс) продавец выставляет на партию, которую фактически отгрузил. Таможенный кодекс ЕАЭС относит счета-фактуры (инвойсы) к коммерческим документам вместе со спецификациями и упаковочными листами. С российским документом для вычета НДС его не путайте, здесь речь о счёте продавца за товар. По инвойсу заполняют описание товара, количество и цену в декларации на товары (ДТ, в быту ГТД).
| Признак | Проформа | Коммерческий инвойс |
|---|---|---|
| Когда выставляют | до отгрузки, часто до производства | при отгрузке, на фактическую партию |
| Цифры | предварительные, могут меняться | окончательные для этой партии |
| Зачем нужен | согласовать заказ и заплатить аванс | задекларировать товар и закрыть расчёты |
| Кто читает | покупатель, банк при авансе | таможня, банк, склад, перевозчик |
Когда клиент присылает нам пакет на оформление, первым делом мы смотрим, какой документ лежит в нём под видом инвойса. Шапка Proforma на бумаге, по которой собираются декларировать купленный товар, — повод остановиться ещё до подачи ДТ.
Таможня берёт цену из инвойса и платежей, а проформу — когда продажи нет
Прямого запрета подать проформу в кодексе нет. Перечень коммерческих документов открытый, а ст. 108 ТК ЕАЭС среди документов к декларации называет и иные коммерческие документы, которые есть у декларанта. Но таможенная стоимость по первому методу, по стоимости сделки, — это цена, фактически уплаченная или подлежащая уплате, и п. 3 ст. 39 ТК ЕАЭС уточняет: это общая сумма всех платежей за товары. Проформа показывает цену, о которой вы договорились до производства, а итоговую цену партии фиксирует инвойс, и её сверяют с платёжками. Даже проформа, которая совпала с отгрузкой до штуки, остаётся документом о намерении, и таможня вправе попросить итоговый.
Если документы не подтверждают заявленные сведения, таможня запрашивает у декларанта коммерческие и бухгалтерские документы и письменные пояснения. Так работает ст. 325 ТК ЕАЭС. Когда сведения влияют на платежи, срок выпуска продлевают, а товар можно выпустить под обеспечение и представить документы в течение 60 дней. Для вас это деньги, замороженные в обеспечении, и груз, который ждёт.
Как цена из инвойса и базис поставки складываются в базу для пошлины и НДС, мы разобрали в статье о том, как посчитать таможенные платежи. Считают эту базу от инвойса и платежей, проформа в расчёте не участвует.
Другое дело, когда продажи нет. Метод по стоимости сделки исходит из цены товаров, которые продают для ввоза. Образцы, подарок, экспонат для выставки никто не покупает, и стоимость для таможни поставщик указывает в проформе с пометкой, что платить не нужно, например No charge, value for customs purposes only. Здесь проформа заменяет инвойс, которого у безвозмездной поставки нет.
Купленный товар мы декларируем по коммерческому инвойсу. Если поставщик прислал только проформу, мы просим у вас итоговый инвойс до подачи декларации, потому что по запросу таможни его обычно получают дольше, а партия всё это время стоит.
Три числа одной поставки должны сходиться документально
У каждой импортной партии три числа. Сколько вы заплатили поставщику или ещё должны заплатить, видит банк. Сколько заявлено в инвойсе и ДТ, видит таможня. Сколько лежит в местах, видит склад, а при досмотре и инспектор. Проформа объясняет только первое число, то есть за что вы платили аванс, и то пока не пришёл инвойс.
Оплаченное по контракту, заявленное в коммерческом инвойсе и пересчитанное по упаковочному листу должно описывать одну и ту же партию: те же позиции, то же количество и цену, которую вы заплатили или ещё должны заплатить. Если что-то изменилось, изменение закрывают документом — допсоглашением к контракту, новым инвойсом, кредит-нотой, а не перепиской в мессенджере.
Порядок, который мы предлагаем клиентам, укладывается в четыре шага.
- Перед авансом сверьте с контрактом или спецификацией модели, количество, цену и базис поставки в проформе.
- Перед отгрузкой попросите у поставщика проект инвойса и пакинг-листа (упаковочного листа) и сравните их с проформой построчно.
- Расхождение по цене или количеству оформите до отгрузки документом, который увидят и банк, и таможня.
- На складе консолидации пересчитайте места и позиции и сверьте их с упаковочным листом и инвойсом.
Четвёртый шаг мы делаем на своих складах в Шанхае, Шэньчжэне и Гуанчжоу, пока партию ещё можно остановить. В отдельном разборе мы показали, как проходит сверка упаковочного листа с инвойсом по местам, весу и графам декларации.
Когда отдельная сверка с проформой ничего не даёт
Если вы платите после отгрузки, по готовому инвойсу, проформа остаётся коммерческим предложением. Денег до отгрузки вы не отдали, сверять аванс не с чем, и достаточно сверить инвойс с упаковочным листом и грузом.
Если проформа одна, партию оплатили целиком вперёд и фабрика подтвердила отгрузку без изменений, инвойс её повторит. Сверка займёт минуты, так что раздувать её в отдельную процедуру мы не станем.
И всё сказанное касается коммерческого ввоза по контракту, у юрлица или ИП. Посылки для себя и ввоз через карго устроены по другим правилам, их мы здесь не разбираем.
Что делать, если инвойс не совпал с проформой
Само расхождение ещё не ошибка. Ошибка начинается, когда расхождение есть, а документа о нём нет. Ниже четыре типичные ситуации и то, что мы в них советуем.
Отгрузили меньше, чем оплатили
Заплатили за 2 000 штук, а отгрузили 1 940. Инвойс на 1 940 штук правильный, по нему и декларируем. Но деньги за 60 штук остались у поставщика, а закон о валютном контроле обязывает резидента в сроки контракта вернуть деньги, уплаченные за неввезённые товары (п. 2 ч. 1 ст. 19 173-ФЗ). Поставщик либо возвращает разницу, либо допоставляет товар в срок, который стоит в контракте. Решите это с ним письменно сразу, как увидели проект инвойса, пока банк ничего не спросил.
Поставщик дал скидку
В проформе 10 долларов за штуку, после торга договорились на 9,5, и инвойс пришёл по новой цене. Если скидка есть только в переписке, а платежи по контракту ушли по старой цене, у таможни и банка окажутся два разных числа. Таможенная стоимость складывается из всех платежей за товар, поэтому скидку фиксируют допсоглашением или новой спецификацией, и сумма платежей должна сойтись с инвойсом.
Фабрика заменила модель или материал
Замена меняет описание товара, а описание определяет код ТН ВЭД и ставку пошлины. Инвойс должен описывать то, что реально лежит в коробках, а не то, что было в проформе. Если поставщик переписывает только количество и цену, а наименования оставляет старыми, на досмотре всплывёт уже не арифметика, а другой товар.
Инвойс пришёл без детализации
Строка вида Spare parts, 1 lot годится для проформы, но не для декларации. Для партии автозапчастей 900 кг, которую мы везли сборным грузом через Казахстан, контракт и инвойсы составили с описанием каждой позиции, а коды ТН ВЭД подобрали отдельно на фильтры, тормозные колодки и датчики. Объединить их под одним общим названием нельзя. Партия дошла за 12–14 дней, и у клиента остался комплект документов на каждую позицию.
Ошибки в инвойсах дешевле найти на складе в Китае, чем на таможне
Когда мы консолидировали в Шэньчжэне аксессуары для смартфонов от трёх поставщиков, 11,6 м³, при проверке нашлись неполное описание товаров, расхождения в коммерческих документах и неточности в инвойсах. Стоимость отдельных позиций могла вызвать вопросы на таможне. До отправки мы провели аудит документации и проверили, соответствует ли заявленная стоимость рыночному уровню. Партию оформили без корректировки таможенной стоимости.
С партией одежды из Гуанчжоу, 8,4 м³, вышло жёстче. Фактическое количество не совпало с инвойсами фабрик, а на части изделий не было ярлыков. Мы остановили отгрузку, пересчитали каждую позицию, собрали точный упаковочный лист и унифицировали описания в инвойсах. Оформление прошло без запросов и досмотров, партия дошла за 26 дней. По нашей оценке, штрафы и хранение на СВХ могли стоить до 15% стоимости партии.
Если неполное или неверное описание из инвойса переходит в декларацию, меняет код ТН ВЭД и занижает платежи, это ч. 2 ст. 16.2 КоАП, и штраф по ней составляет от половины до двукратной суммы подлежащих уплате пошлин и налогов, с конфискацией товара или без неё. Если в партии оказался товар сверх заявленного количества, это уже недекларирование по ч. 1 той же статьи, и размер штрафа там зависит от стоимости самого товара. Как таможенный представитель мы по ТК ЕАЭС отвечаем за уплату пошлин солидарно с клиентом, поэтому скорее остановим отгрузку и попросим фабрику переделать инвойс, чем повезём партию с документом, который не сходится с коробками.
Отдельная история — цена, которая сходится во всех документах, но ниже рынка. Как таможня сверяет её с экспортными данными Китая, мы разбирали, когда считали риски серого ввоза из Китая.
Спецификация, коносамент и упаковочный лист отвечают на другие вопросы
В пакете на ввоз инвойс соседствует ещё с тремя-четырьмя бумагами, и каждая подтверждает своё.
| Документ | Кто составляет | Что подтверждает | Что сверяют с инвойсом |
|---|---|---|---|
| Контракт и спецификация | продавец и покупатель | что и на каких условиях покупают | наименования, цену, базис поставки |
| Проформа | продавец | условия конкретного заказа до отгрузки | модели, количество, цену |
| Упаковочный лист | продавец | как товар разложен по местам, вес | количество, места, вес |
| Коносамент, CMR, СМГС | перевозчик; CMR подписывают отправитель и перевозчик | что принято к перевозке | число мест, вес, получателя |
Спецификацию легко спутать с инвойсом, ведь обе бумаги перечисляют товар и цену. Спецификация — часть контракта, она описывает весь объём поставок или один заказ. Инвойс относится к одной отгрузке и опирается на спецификацию. Базис поставки из контракта переходит в инвойс, и от него зависит, кто платит перевозку и где к вам переходят риски. Подробно это разобрано в статье про базис поставки по Инкотермс 2020.
Коносамент вообще не про деньги. Кодекс относит его к транспортным документам. Его выдаёт перевозчик, и по нему вы получаете груз в порту. Если груз едет фурой, ту же роль играет CMR, и её мы сверяем с упаковочным листом по местам и весу. По графам это показано в инструкции о том, как заполнить CMR-накладную.
Что проверить до оплаты проформы и до отгрузки
Дороже всего ошибка обходится, пожалуй, в момент, когда деньги уходят поставщику по предварительным бумагам. Для интернет-магазина компонентов робототехники заказ у нового поставщика был почти на 4 млн рублей, и клиент сомневался в качестве плат и упаковки. Мы проверили фабрику перед оплатой инвойса. Инспектор сверил партию с характеристиками, снял фото и видео по каждому типу плат и проверил документы поставщика. Фабричная упаковка оказалась слабой, как и опасался клиент. На складе мы переупаковали груз в жёсткую деревянную обрешётку, и 350 кг дошли за 18 дней без повреждений.
Счёт, по которому платят до отгрузки, поставщик может назвать и инвойсом, и проформой. Важно другое: цифры в нём ещё предварительные, и проверять их нужно до того, как уйдут деньги.
Перед авансом проверьте:
- на документе стоят номер и дата и ссылка на контракт или спецификацию, чтобы банк связал платёж со сделкой;
- наименования описывают товар так, чтобы по ним можно было подобрать код ТН ВЭД, а не общим словом;
- цена, валюта, базис поставки и условия оплаты совпадают с контрактом;
- в контракте прописано, что происходит с авансом, если отгрузят меньше.
Заодно до аванса стоит посчитать пошлину и НДС по своей партии. Если платежи выходят несоразмерно малыми для такого товара, вопрос о цене лучше снять до оплаты, чем после запроса таможни.
Перед отгрузкой проверьте:
- в шапке стоит Commercial Invoice, а не Proforma;
- количество и описание совпадают с упаковочным листом, а сумма — с контрактом, платежами и тем, что ещё подлежит оплате;
- каждое отличие от проформы закрыто документом, который вы сможете показать банку и таможне.
Если хотя бы один пункт не сходится, до отгрузки поставщик просто переделывает документ. После подачи декларации то же исправление начнётся с запроса таможни и потянет за собой обеспечение и простой.
Пришлите нам проформу, контракт и проект инвойса до отгрузки. Таможенное оформление грузов мы начнём со сверки этих документов и расчёта платежей по коду ТН ВЭД, пока цифры ещё можно поправить у поставщика.